Versenden an viele Empfänger mit Mail Merge

Wenn man E-Mails an viele Empfänger verschicken will und man dazu den Empfängern die Verteilerliste nicht zeigen will, dann kann man das Add-On Mail Merge verwenden.

Warum ist das eigentlich so ein großes Problem?

• Die meisten E-Mail Anbieter lassen nur eine bestimmte Obergrenze an E-Mail-Empfängern zu. Wenn man diese Obergrenze überschreitet, müsste man ansonsten manuell, mehrere E-Mails erstellen mit entsprechenden Teilmengen der Empfänger, ansonsten geht die E-Mail nicht raus.
• Um alle Adressen eines Addressbuchs in eine E-Mail einzufügen, muss man mit Thunderbird in das Adressbuch wechseln, alle Adressen markieren und dann mit rechter Maustaste auf Verfassen klicken. Danach sind aber alle Adressen als An: gekennzeichnet. Somit würden die Empfänger den kompletten Verteiler sehen. Man müsste jetzt hergehen und alle Einträge manuell auf Bcc: setzen.

Installation

Über das Menü Extras -> Add-ons kann man einfach nach mail merge suchen und das Add-On installieren. Danach muss Thunderbird neu gestartet werden. Bei den Add-Ons sind ansonsten keine weiteren Einstellungen vorzunehmen.

Vorgangsweise

Um die E-Mail an alle Empfänger eines Adressbuchs zu erstellen, geht man wie folgt vor:

• Man wechselt ins Addressbuch, markiert dort die Adressen, an die man die E-Mail schicken will, öffnet mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählt dort "Verfassen". Daraufhin wird eine E-Mail erstellt, bei der alle gewählten Adressen als An: ausgewählt sind.
• Wenn man dann die E-Mail verfasst hat, wählt man bei Senden das Dropdown aus und klickt auf Mail Merge. Es erscheint darauf folgender Dialog.
  
  
• In diesem Dialog sollte als Quelle "Adressbuch" ausgewählt sein. Beim Versandmodus sollte "Später senden" ausgewählt sein.
• Klickt man danach auf OK, so wird für jeden Empfänger eine eigene E-Mail im Postausgangs-Ordner erstellt. Dies kann je nach Anzahl der Empfänger etwas dauern. (Gute Nachricht: Es gibt einen Fortschrittsbalken!)
• Wenn man sich davon überzeugt hat, dass die E-Mails korrekt sind, kann man über das Menü Datei -> Nachricht aus Postausgang senden die E-Mails verschicken.

Weitere noch nicht getestete Funktionalitäten

• Außerdem könnte man die E-Mail-Adressen aus einer CSV-Datei importieren.
• Man kann die E-Mails personalisieren, indem man Variablen im Betreff und im E-Mail-Text einbaut. Diese Variablen müssen in doppelter geschwungener Klammer angeführt werden.

Mehr Informationen zu diesen Features gibt es auf der Seite zum Add-On Mail Merge.

Ursprünglicher Ansatz zur Lösung des Problems

Ein erster Ansatz war das Verwenden des Add-Ons Use Bcc instead. Damit kann man bei den Add-On Einstellungen festlegen, dass Adressen automatisch als Typ Bcc: in die E-Mail eingefügt werden.

Zusätzlich hätte man dann das Add-On Too many recipients benötigt, das es ermöglicht E-Mails ab einer bestimmten Anzahl von Empfängern automatisch aufzusplitten. Man kann dabei eine Maximale Empfänger Anzahl einstellen, ab der die E-Mail aufgeteilt werden soll. Leider liegt auch bei diesem Add-On das Problem. Es wird nur bis Thunderbird 30 unterstützt. (Zum Zeitpunkt dieser Dokumentation verwende ich Thunderbird 45.)

Da das Add-On nicht mehr korrekt arbeitet und das Versenden der E-Mails nicht erfolgt, sobald sich das Add-On aktiviert, wechselte ich auf die oben beschriebene Methode. Den Hinweis dazu fand ich hier.